Third Revision on 17 OCTOBER 2017

List of Contents 

General 

Name, Objects, Powers, General Structure 

Paras 1- 4 

Membership 

Qualifications, application, subscription, register 
expulsion or suspension 

Para 5 

AGMs and EGMs 

General, 

procedure 

Paras 6 -7

Management 
Committee 

Composition, maximum number, eligibility,Election/ 

Paras  
8 - 10 

Finances and 
Accounts 

Subscriptions, signatories, records, statement of 
accounts, financial year 

Para 11 

Miscellaneous 

Notices, Alterations to the constitution, interpretation, 

Dissolution 

Paras 
12-14 

1. Name 

The name of the club is “Keep Ticking Falkirk” hereafter referred to as "the Club". 

2. Objects 

The objects of the Club shall be to advance the education, relieve the suffering and 
promote the welfare of heart patients, their carers and other relevant parties living in 

the area served by Forth Valley Royal Hospital (previously Falkirk and District Royal 
Infirmary) by encouraging the continued rehabilitation of heart patients. In 

furtherance thereof, but not otherwise, the Club shall seek to ensure: 

a) 

Members will be encouraged to take part in regular controlled exercise sessions   
under the supervision of the Cardiac Rehabilitation Team of Forth Valley Royal 

Hospital or other suitably qualified instructors.  To this end: 

b) 

Members shall exercise self-discipline in respect of the extent or degree of any 
physical activity in which they take part. The individual must exercise his or her 

judgment and reduce or stop any activity which may cause discomfort or may 
damage his or her health. 

(c)     Members must carry out their activities, whether singly or in groups, in such a way 
                as not to cause discomfort to others. 

3. 

Powers 

In pursuance of the objects set out in clause 2 (but not otherwise), the Club shall have 
the following powers: 

a) 

To carry on or continue any other activities which further the above objects. 

b) 

To purchase, take on lease, hire, or otherwise acquire any premises, equipment or 
rights which are deemed suitable for the Club's activities. 

c) 

To improve, manage, develop, or otherwise deal with, all or any part of the 
premises, equipment and rights of the Club. 

d) 

To sell, let, hire out, license, or otherwise dispose of, all or any part of the 
premises, equipment and rights of the Club. 

(e)   

To engage such staff (who shall not be members of the Club) as are considered 
appropriate for the proper conduct of the Club's activities, and to make 

reasonable provision for their payment. 

f) 

To effect insurance of all kinds as appropriate 

g) 

To liaise with other similar bodies, local authorities, UK or Scottish government 
departments’ agencies, and other bodies, all with a view to furthering the Club's 

objects. 

h) 

To take such steps as may be deemed appropriate for the purpose of raising funds 
for the Club's activities. 

i) 

To accept grants, donations and legacies of all kinds and to accept any reasonable 
conditions attached to them. 

j) 

To open up any bank or building accounts

4. 

General Structure 

The structure of the Club shall consist of: 

a) 

the MEMBERS - who have the right to attend the annual general meeting (AGM) 
and any extraordinary general meeting (EGM) and have important powers under 

the constitution; in particular, the members elect people to serve on the 
management committee (hereafter referred to as "the Committee") and take 

decisions in relation to changes to the constitution itself 

b) 

the COMMITTEE - who hold regular meetings during the period between annual 
general meetings, and generally control and supervise the activities of the Club; in 

particular, the Committee is responsible for monitoring the financial position of 
the   Club. 

THE CONSTITUTION of KEEP TICKING FALKIRK 

5. 

Membership 

5.1  

Membership shall be open to people who have had an individualised cardiac 
rehabilitation assessment by a member of the Forth Valley Cardiac Rehabilitation 

team. Each Club member is entitled to bring along with them someone else from 
their family, their partner or carer as long as they have the approval of their 

General Practitioner 

5.2  

Membership numbers of the Club may be regulated at the discretion of the    
Committee 

5.3   

Any person who wishes to become a member shall complete a Registration Form 
and any other forms that may be relevant to the premises in which exercise 

sessions are held. 

5.4  

The Committee shall maintain a register of members, setting out the full name, 
address and telephone number of each member and the date on which he or she 

was admitted to membership. 

5.5  

The register shall be renewed at the beginning of September each year. 

5.6  

Any person may be expelled or suspended from membership by way of a resolution 
passed by majority vote at an extraordinary general meeting (EGM) providing the 

following procedures have been observed:- 

a)  at least 21 days' notice of the intention to propose the resolution  must be given to 
         the member concerned, specifying the grounds for the proposed expulsion 

b)  the member concerned shall be entitled to be heard on the resolution at the EGM 
         at which the resolution is proposed. 

6 General meetings (AGM and EGMs) 

6.1 

The Committee shall convene an AGM (Annual General Meeting) in October or at 
the very least within three months of the end of October, each year. 

6.2 

The business of each AGM shall include; 

a) 

report by the chair on the activities of the Club 

b) 

consideration of the annual accounts of the Club 

c) 

the election/re-election of Committee members 

6.3 

An EGM (Extraordinary General Meeting} may be called at any time by the 
Committee on giving 21 days notice of the agenda. 

6.4 

An EGM may also be called by any seven members of the Club by giving 28 days 
notice in writing to the Secretary and stating the items to be discussed, 

6.5 

Notice of an EGM shall be given (in accordance with para 12) to all the members of 
the Club and to all members of the Committee. 

THE CONSTITUTION of KEEP TICKING FALKIRK 

7 Procedures at AGMs and EGMs 

7.1  

No business shall be dealt with unless a quorum of 15 members is present. 

7.2  

If a quorum is not present within 15 minutes after the time at which a general 
meeting was due to commence - or if, during a meeting, a quorum ceases to be 

present - the meeting shall stand adjourned to such time and place as may be 
fixed by the chairperson of the meeting. 

7.3 

The chair of the Club shall preside as chairperson of each general meeting; in the 
absence of the chairperson the vice-chairperson shall preside; in the absence of 

both, the members of the Committee present at the meeting shall elect from 
among themselves the person who will act as chairperson of that meeting. 

7.4 

The chairperson of a general meeting may, with the consent of the meeting, 
adjourn the meeting to such time and place as the chairperson may determine. 

7.5 

Every member shall have one vote, which (whether on a show of hands or on a 
secret ballot) must be given personally. 

7.6  

If there are an equal number of votes for and against any resolution, the 
chairperson of the meeting shall be entitled to a casting vote. 

7.7 

A resolution put to the vote at a general meeting shall be decided on a show of 
hands unless a secret ballot is demanded by the chairperson (or by at least two 

members present in person at the meeting); a secret ballot may be demanded 
either before the show of hands takes place, or immediately after the result of the 

show of hands is declared. 

7.8 

If a secret ballot is demanded, it shall be taken at the meeting and shall be 
conducted in such a manner as the chairperson may direct; the result of the ballot 

shall be declared at the meeting at which the ballot was demanded. 

8 

Committee 

8.1  

The Committee shall consist of a minimum of Chairperson, Secretary, Treasurer 
and not less than any two ordinary Committee members. The maximum number 

shall be 12. 

8.2  

All Committee members shall be elected at the AGM and shall serve for a period of 
one year. They shall be eligible for re-election, 

8.3  

The Committee may at any time appoint any member to the Committee as 
circumstances arise. 

8.4  

All general matters for the administration of the Club shall be determined by the 
Committee at Committee meetings, at which a quorum shall be five, two of whom 

must be office bearers. 

8.5 

Committee meetings shall take place at a time and date arranged at the last 
Committee meeting. 

8.6 

At all meetings, in the event of a tied vote the Chairperson shall have the casting 
vote; in the absence of the Chairperson the most senior office bearer present shall 

have the casting   vote. 

8.7 

A member of the Committee shall automatically vacate office if: 

(a)      he/she becomes debarred under any statutory provision from being 
                   involved in the management or control of a charity 

(b) 

becomes incapable for medical reasons of fulfilling the duties of his/her 
office and such incapacity is expected to continue for a period of more than 

six months 

(c) 

ceases to be a member of the Club or retires from the Committee. 

(d)  

He She is absent for three or more consecutive meetings, the Committee 
may resolve to remove that person from office. 

8.8  

 The Committee shall maintain a list of Committee members, setting out the 
full name and address of each member of the Committee. A new list shall 

be made out after each AGM. 

8.9 

 The Committee may delegate any of their powers to any sub-committee 
consisting of one or more members of the Committee as they see fit. 

9. 

Powers of the Committee 

9.1 

 Except as otherwise provided in this constitution, the Club and its assets 
and undertaking shall be managed by the Committee, who may exercise all 

the powers of the Club listed earlier. 

9.2 

 A member of the Committee who has a personal interest in any transaction 
or other arrangement which the Club is proposing to enter into, must 

declare that interest at a meeting of the Committee; he/ she will be 
debarred from voting on the question of whether or not the Club should 

enter into that arrangement  

 9.3 

Members of the Committee may be paid expenses reasonably incurred by them in 
connection with the carrying-out of their duties. Ex gratia payments shall not be 
paid to any member of the Committee. 

of unpaid volunteers help to the club using the following criteria.  
The person/s involved is NOT / or DOES NOT: 

1.  A Trustee 

2.  Is not connected to any of the Trustees 

3.  Receive any payment from the Club in return for services given 

THE CONSTITUTION of KEEP TICKING FALKIRK 

4.  Is not a club member 

Any out of pocket expenses incurred by a volunteer in the course of his or her duties will 
be reimbursed by the club. 

9.4 

 The Committee may, at its discretion, allow any person who they 
reasonably consider appropriate; to attend and speak at any meeting of the 

Committee; but that person shall not be entitled to vote. 

10. 

Minutes 

 The Secretary shall ensure that minutes are made of all meetings; a minute of any 
meeting shall include the names of those present, and (as far as possible) shall be signed 

by the chairperson of the meeting. 

11. 

Finances and Accounts 

11.1  

A subscription shall be paid at each exercise session. The amount of the 
subscription shall be determined by the Committee and agreed at the AGM. 

11.2   

 The signatures of any two out of three of the Chairman, Secretary and 
Treasurer shall be required in relation to all operations (other than 

lodgement of funds) on the bank and building society accounts held by the 
association. 

11.3   

 The Treasurer shall ensure that proper accounting records are maintained 
in accordance with all applicable local and statutory requirements. 

11.4  

 The Treasurer shall prepare an annual statement of accounts, complying 
with all relevant statutory requirements. The statement of account and 

financial records shall be independently examined by a suitably qualified 
person or organisation appointed at the previous AGM.  A copy of the 

certified statement of accounts shall be available to any member wishing to 
peruse them no later than one week prior to the AGM. 

11.5    

The financial year of the Club shall run from 1st August to 31st.July. 

12. Notices 

Any notice which requires to be given to a member under this constitution shall be in 
writing; such a notice may either be given personally to the member or be sent by post 

to the address recorded in the membership register. 

13 Constitution 

13.1 

 This document shall be called The Constitution of Keep Ticking, Falkirk and 
every member shall be entitled to a copy. 

THE CONSTITUTION of KEEP TICKING FALKIRK 

13.2 

 Subject to clause 13.3, the constitution may be altered by a resolution 
passed by not less than two-thirds of those present and voting at an EGM, 

providing due notice of the meeting and of the resolution has been given. 

13.3    

 No amendment to the constitution may be made if the effect would be that 
the Club would cease to be a charity. 

13.4      

For the purposes of this constitution, "charitable'' shall be interpreted as 
charitable within the meaning of section 505 of the Income and Corporation 

Taxes Act 1988 (including any statutory amendment or re-enactment of the 
provisions of that section);”charity” shall be interpreted accordingly. 

14 Dissolution  

14.1  

 If the management committee determines that it is necessary or 
appropriate that the association be dissolved, it shall convene a meeting of 

the members; not less than 21 days notice of the meeting (stating the terms 
of the proposed resolution) shall be given. 

14.2 

 If a proposal by the management committee to dissolve the association is 
confirmed by a two- thirds majority of those present and voting at the 

general meeting convened under clause 6.2, the management committee 
shall have power to dispose of any assets held by or on behalf of the 

association - and any assets remaining after satisfaction of the debts and 
liabilities of the association shall be transferred to some other charitable 

body or bodies having objects similar to those of the association; the 
identity of the body or bodies to which such assets are transferred shall be 

determined by the members of the association at, or prior to, the time of 
dissolution. 

This revised constitution was adopted at the AGM held on 17 October 2017.